Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Jens Röcker
Südeschstraße 32
48429 Rheine
E-Mail: [email protected]

2. Datenverarbeitung

a) Kündigungsformular

Wenn Sie unser Kündigungsformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Kundennummer, Vertragsnummer, Unterschrift und ergänzende Angaben) ausschließlich zum Zweck der Erstellung und des Versands Ihres Kündigungsschreibens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

b) Benutzerkonto

Bei der Registrierung eines Benutzerkontos speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und einen nicht rückrechenbaren Passwort-Hash. Diese Daten dienen der Verwaltung Ihres Kontos und der Anzeige Ihrer Kündigungshistorie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

c) Fax-Versand über simple-fax.de

Wenn Fax als Versandweg freigeschaltet ist und von Ihnen gewählt wird, nutzen wir simple-fax.de. Dabei wird das erstellte PDF-Dokument mit den im Formular angegebenen Daten an simple-fax.de übermittelt, um den Faxversand durchzuführen. Rechtsgrundlage für den beauftragten Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger ist die simple Communication GmbH, Salzdahlumer Str. 196, 38126 Braunschweig, Deutschland (simple-fax.de). Übermittelt werden das Kündigungs-PDF (insbesondere Name, Anschrift, Kunden- oder Vertragsnummer, Brieftext und Unterschrift) und die Faxnummer des Anbieters; simple-fax.de überträgt das Dokument über das Telefonnetz an den Anbieter und meldet uns den Zustellstatus zurück. Die Verarbeitung erfolgt nach Angaben von simple-fax.de ausschließlich auf Servern in Deutschland. simple-fax.de setzt dafür Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere Hetzner Online GmbH und Host Europe GmbH für das Serverhosting sowie die SKS GmbH, die corporate communication networks GmbH und die CM Telecom Germany GmbH für die Übertragung. simple-fax.de ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

d) Vertragserkennung aus Bank-CSV

Angemeldete Nutzer können einen selbst erstellten CSV-Umsatzexport hochladen, um mögliche wiederkehrende Abbuchungen zu erkennen. Dabei verarbeiten wir insbesondere Buchungsdatum, Betrag, Zahlungspartner, Verwendungszweck und – soweit im Export enthalten – IBAN, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Die Rohdatei wird nur während der aktuellen Anfrage auf unserem Server ausgewertet, nicht dauerhaft gespeichert und nicht an einen Dienst zur Bankdatenanalyse übermittelt. Die unbestätigte Vorschau wird als verschlüsseltes, auf 30 Minuten befristetes Ticket an Ihren Browser zurückgegeben.

Erst nach Ihrer ausdrücklichen Auswahl speichern wir den zugeordneten Anbieter, den erkannten Betrag, Zahlungsrhythmus und zusammengefasste Erkennungsmerkmale in Ihrer Vertragsverwaltung. Andere Umsätze aus der Datei werden nicht übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen angeforderte Vertragsverwaltung). Die Nutzung ist freiwillig; eine Kontoverknüpfung oder PSD2-Zugriff findet nicht statt.

e) Automatische Nachfrage beim Anbieter

Bei einer per E-Mail versendeten Kündigung können Sie uns ausdrücklich damit beauftragen, einmalig beim Anbieter nachzufassen, falls 14 Tage nach dem Versand noch keine Anbieterbestätigung hinterlegt ist. Dazu senden wir über Resend ein gesondertes Schreiben mit den bereits für die Kündigung verwendeten Vertrags- und Kontaktdaten an die für den ursprünglichen Auftrag gespeicherte Anbieteradresse. Ihre E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse angegeben, damit die Antwort direkt bei Ihnen eingeht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie können den Auftrag bis zu seiner Einplanung über den privaten Bestätigungslink wieder deaktivieren. Sobald Sie eine Anbieterbestätigung hinterlegen, entfällt die automatische Nachfrage. Nachfassdokument und Versandmetadaten unterliegen derselben 90-tägigen Lösch- und Anonymisierungsfrist wie der ursprüngliche Kündigungsauftrag.

f) Texterkennung von Vertragsfotos

Im Kündigungsformular können Sie ein Foto oder eine PDF-Datei Ihres Vertrags auswählen, damit wir Kunden- und Vertragsnummer daraus vorschlagen und das Formular vorbefüllen können. Handelt es sich um ein Bild, wird es zur Texterkennung an unseren eigenen Server in Frankreich (OVH, Roubaix) gesendet. Das Bild wird dort ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht gespeichert und unmittelbar nach der Texterkennung gelöscht; an Ihren Browser zurück geht allein der erkannte Text. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, und wir setzen keinen externen Texterkennungsdienst ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung auf Ihre Veranlassung), hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an unserem berechtigten Interesse, die Eingabe für Sie zu vereinfachen.

Mit der Einstellung „Nur auf meinem Gerät erkennen" findet die Texterkennung vollständig in Ihrem Browser statt; dann verlässt weder das Bild noch der erkannte Text Ihr Gerät. Dasselbe gilt unabhängig von dieser Einstellung für PDF-Dateien, die bereits eine Textebene enthalten – sie werden immer nur lokal gelesen. Die Nutzung ist in jedem Fall freiwillig: Sie können alle Angaben auch von Hand eintragen. Vorgeschlagene Werte werden nie automatisch übernommen, sondern erst nach Ihrer Bestätigung in das Formular geschrieben.

Beim gesonderten, ausdrücklich als KI-Analyse bezeichneten Dokumentimport in die Vertragsverwaltung werden die von Ihnen ausgewählten Seiten erst nach Betätigung der Analysefunktion über unseren Server an die Anthropic API übermittelt. Die Originaldateien speichern wir dabei nicht dauerhaft. Erkannte Angaben und Fundstellen werden erst nach Ihrer Prüfung und Bestätigung zusammen mit dem Vertrag gespeichert und bei dessen Löschung entfernt. Die Nutzung ist freiwillig; alternativ können Sie den Vertrag ohne Dokumentanalyse manuell anlegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Informationen zur Verarbeitung durch Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy.

Zusätzliche Dokumentprüfungen und persönlicher E-Mail-Import

Auf Ihre Veranlassung können mehrere ausgewählte Vertrags-, Rechnungs- oder Bestätigungsseiten mit derselben oben beschriebenen Texterkennung gelesen werden. Sie prüfen die Fundstellen und bestätigen Enddaten oder Rechnungsangaben selbst. Geprüfte Rechnungsfelder werden verschlüsselt Ihrem Vertrag zugeordnet und bis zur Löschung der Rechnung oder des Vertrags gespeichert. Monatliche Kosten werden nicht automatisch geändert. Bei der Prüfung von Bank-CSV auf spätere Abbuchungen zeigen wir nur mögliche Zuordnungen zu Ihrem gewählten Vertrag; Rohdatei und Prüfergebnisse werden nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für den persönlichen E-Mail-Import können verifizierte Nutzer ausdrücklich eine widerrufbare Zufallsadresse erstellen und Unterlagen dorthin weiterleiten. Resend nimmt Nachrichten entgegen und stellt uns Nachrichtentext und Anhänge zur Verfügung. Auf unserer Infrastruktur werden Inhalt, Betreff, Absender, Dateinamen und Originaldateien verschlüsselt und nur für das zugehörige Konto zur Prüfung gespeichert. Es erfolgen keine automatische Vertragsanlage und kein automatischer Versand. Sie können Adresse und Nachrichten jederzeit löschen; die lokale Speicherung endet spätestens 90 Tage nach Eingang. Konto-Löschung entfernt die importierten Dateien. Resend speichert Nachrichten und Protokolle in den USA nach seiner veröffentlichten Standardaufbewahrung für 30 Tage; Sicherungskopien bestehen bis zu weiteren sieben Tagen. Die lokale Löschung entfernt keine Kopien bei Resend. Eine vorzeitige Löschung dort kann über uns angefragt werden. Die Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung richten sich nach dem Resend-DPA einschließlich Standardvertragsklauseln; weitere Informationen unter https://resend.com/security/gdpr und https://resend.com/legal/dpa. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den von Ihnen angeforderten Import.

g) Anmeldung über Google, Apple oder Microsoft

Sie können sich freiwillig über Google, Apple oder Microsoft anmelden oder registrieren, statt ein eigenes Passwort zu vergeben. Nach einem Klick werden Sie zum jeweiligen Anbieter weitergeleitet; Ihre Zugangsdaten geben Sie ausschließlich dort ein, niemals bei uns. Wir erhalten anschließend die Kennung Ihres Kontos beim Anbieter, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Angabe, ob der Anbieter die E-Mail-Adresse als bestätigt meldet. Ihr Profilbild speichern wir nicht. Bei der Anmeldung über Apple können Sie zusätzlich „E-Mail-Adresse verbergen" wählen; wir erhalten dann nur eine anonyme Weiterleitungsadresse. Ihren Namen übermittelt Apple ausschließlich bei der ersten Anmeldung. Die Daten speichern wir, bis Sie die Verknüpfung in Ihrem Profil trennen oder Ihr Konto löschen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

Anbieter: Google Ireland Limited / Google LLC, Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc., Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation. Dabei ist eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA möglich; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) — die genannten Unternehmen sind dafür zertifiziert. Weitere Informationen: Google-Datenschutzhinweise, Apple-Datenschutzhinweise, Microsoft-Datenschutzhinweise. In der SnapCancel-App wird diese Funktion derzeit nicht angeboten.

Für den separaten Dokumentversand unter „Briefe & Dokumente“ speichern wir hochgeladene PDFs, zusammengestellte Empfängerdokumente, Versandoptionen sowie Absender- und Empfängerdaten in Ihrem Konto. Dokumente liegen zugriffsgeschützt; Adress- und optionale SEPA-Zahlscheindaten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Die Verarbeitung dient der von Ihnen gewünschten Vorbereitung und Ausführung des Versands. Bei beauftragtem Versand erhält LetterXpress die hierfür benötigten Dokumente, Anschriften, gegebenenfalls Empfänger-E-Mail-Adressen und Zahlscheindaten. Abhängig von Ihrer Wahl erfolgt der Versand als E-Mail, als physische Sendung oder kombiniert. Dokumente und private Versandangaben werden spätestens nach 90 Tagen, bei Kontolöschung früher entfernt; Zahlungsbeträge und für die Abrechnung erforderliche Transaktionsreferenzen werden davon getrennt nach den geltenden Aufbewahrungspflichten gespeichert. Unbezahlte, noch nicht zur Zahlung übergebene Entwürfe können Sie selbst löschen.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Session-Cookies, CSRF-Token). Diese Cookies werden nicht zu Tracking- oder Marketingzwecken eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt).

4. Hosting

Diese Website wird auf einem Server von OVHcloud in Roubaix, Frankreich, betrieben. Dabei werden technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Datei verarbeitet. Diese Server-Logfiles bewahren wir zur Fehlersuche sowie zur Erkennung, Abwehr und Aufklärung von Angriffen 14 Tage vollständig auf. Danach kürzen wir die IP-Adressen automatisch (bei IPv4 um den letzten Zahlenblock, bei IPv6 auf die ersten 48 Bit) und löschen die gekürzten Einträge nach 90 Tagen. Für die technische Verfügbarkeitsüberwachung und eine gesicherte Sicherungskopie nutzen wir zusätzlich Infrastruktur bei Hetzner in Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, verfügbarer Betrieb mit Wiederherstellungsmöglichkeit.

5. Content Delivery Network (CDN)

Wir nutzen Cloudflare, Inc. als Content Delivery Network (CDN), um die Auslieferung unserer Website zu beschleunigen und vor Angriffen zu schützen. Dabei werden Zugriffsdaten über die Server von Cloudflare geleitet. Auch Cloudflare Turnstile zur Abwehr automatisierter Formularzugriffe verarbeitet technische Browser- und Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch). Informationen zu möglichen internationalen Übermittlungen und den vertraglichen Garantien: Cloudflare Data Processing Addendum.

E-Mail-Versand und Fehlerdiagnose

Transaktionale E-Mails versenden wir über Resend (Plus Five Five, Inc.). Verarbeitet werden Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalt sowie Versandereignisse. Bei beauftragtem E-Mail-Versand erhält auch Ihr Anbieter das Schreiben und Ihre E-Mail-Adresse als Antwortadresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Resend beschreibt seine Auftragsverarbeitung und Garantien für internationale Datenübermittlungen unter https://resend.com/legal/dpa.

Zur Erkennung technischer Fehler nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc.) mit EU-Dateneingang. Übermittelt werden technische Fehlerdaten wie Fehlertyp, Softwareversion und Browserinformationen. Formularinhalte und Unterschriften werden nicht gezielt an Sentry übertragen; Filter entfernen sensible Angaben. Sitzungsaufzeichnungen sind deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlerbehebung und Betriebssicherheit). Weitere Informationen: https://sentry.io/legal/dpa/.

Lokale Speicherung und Schriftarten

Das Formular speichert Eingaben während der Bearbeitung im lokalen Speicher Ihres Browsers. Entwürfe werden nach 24 Stunden beim erneuten Aufruf verworfen; die Unterschrift wird nicht im gespeicherten Entwurf abgelegt. Die Offline-Funktion speichert statische Dateien, keine persönlichen Statusseiten. Schriftarten werden über fonts.bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slowenien) geladen; dabei fallen technische Verbindungsdaten an. Zweck ist die lesbare Darstellung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Externe Besuchsanalysen über Google Analytics oder Ahrefs sind deaktiviert. Zur Verbesserung des Ablaufs zählen wir auf unserem Server ausschließlich anonyme Ereignisse wie den Aufruf der Startseite, einer Anbieterseite oder des Kündigungsformulars, das Erreichen der einzelnen Formularschritte, Absendeversuche sowie einen erfolgreichen Abschluss. Zusätzlich zählen wir PDF-Download-Anfragen, Aufrufe des PDF-Unterschriftwerkzeugs und des Formulars für eigene Empfänger sowie Weiterleitungen zum offiziellen Online-Kündigungsweg. Auch Aufrufe öffentlicher Ratgeber und Datenauswertungen werden gezählt. Für den jeweiligen Aufruf ordnen wir den verweisenden Host oder einen bekannten Quellenhinweis einer festen Herkunftskategorie wie Google, ChatGPT, Perplexity, intern oder unbekannt zu. Der vollständige Referrer und die Quellenparameter werden nicht gespeichert. Die Herkunft wird nicht über weitere Aufrufe fortgeschrieben. Private Empfänger werden dabei nicht als Anbieter zugeordnet. Dabei werden für diese Statistik keine IP-Adresse, Browserkennung, Referrer, vollständige URL, Cookie- oder Sitzungs-ID und keine Formulareingaben gespeichert. Die Zähler lassen sich daher keiner Person oder Sitzung zuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlererkennung und nutzerfreundliche Gestaltung des Dienstes). Einzelne Zählerereignisse werden nach spätestens 400 Tagen automatisch gelöscht.

6. Rechte der Betroffenen

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Speicherdauer

Die im Rahmen des Kündigungsprozesses erstellten PDF-Dokumente werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Personenbezogene Daten in Kündigungsaufträgen werden nach 90 Tagen anonymisiert. Anonymisierte Daten (Anbieter, Status, Zeitstempel) werden für statistische Zwecke aufbewahrt.

Sicherungskopien werden für die Wiederherstellung bis zu 14 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht. Daten Ihres Benutzerkontos werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden Ihre Daten unverzüglich entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026